Employment Policy Poland

TranslateMedia Poland Sp. z o.o.

Privacy Notice for employees, workers and contractors

1.           PURPOSE OF NOTICE

1.1        TranslateMedia Poland Sp. z o.o. (“we”, “our”, “us”, “the Company”) is committed to protecting the privacy and security of your personal information.

1.2        This privacy notice describes how we collect and use personal information about you during and after your working relationship with us, in accordance with the UK General Data Protection Regulation (UK GDPR) and Regulation (EU) 2016/679 (General Data Protection Regulation) (EU GDPR). It applies to all employees and workers and to any individual subcontractors to whom a copy of this notice is provided. In some cases it may apply to other individuals working within our business (such as secondees). This notice does not form part of any contract of employment or other contract to provide services. We may update or amend this notice at any time. Where appropriate, we shall notify you of those changes by email or via Sage HR.


2.1        The Company is a “data controller”. This means that we are responsible for how we hold and use personal information about you.

2.2        We will comply with data protection law. This says that the personal information we hold about you must be:

2.2.1           Used lawfully, fairly and in a transparent way;

2.2.2           Collected only for valid purposes that we have clearly explained to you and not used in any way that is incompatible with those purposes;

2.2.3           Relevant to the purposes we have told you about and limited only to those purposes;

2.2.4           Accurate and kept up to date;

2.2.5           Kept only as long as necessary for the purposes we have told you about; and

2.2.6           Kept securely.


3.1        Personal data, or personal information, means any information about an individual from which that person can be identified. It does not include data where the identity has been removed (anonymous data).

Certain types of personal data require extra protection, such as information about a person’s health (“special categories” data). Information about criminal convictions also requires additional protection.

3.2        We will collect, store, and use the following categories of personal information about you and the basis for processing each is identified below:

Data types To allow us to perform our contract with you To enable us to comply with a legal obligation To pursue our legitimate interests (or those of a third party)
Full name
Address and contact details
Personal Email Address
CV & Qualifications
Date of birth
Marital and civil partnership status and dependants
Recruitment information (including copies of right to work documentation for foreign nationals to work in a particular country, references and other information included in a CV or cover letter or as part of the application process).
Information acquired through reference and background checks
Information acquired through qualification checks  
Start date
Benefits information
Compensation history
Bonus percentage / arrangement
Location of employment or workplace
Passport copy  
Visa details  
Bank account details, payroll records and tax status information
Tax details
Social security number
Next of kin details – name, address, relationship, telephone numbers
Employment records (including job titles, work history, working hours, holidays, training records and professional memberships).
Performance information
Complaints, grievance and resolution documentation
Disciplinary information
Holiday records
Other leave records (including without limitation compassionate leave and family leave, pregnancy or maternity and paternity leave)
Contract amendments – pay rise, bonus, etc.
Pension beneficiaries
Study leave & support – letters, amendments, etc.
Information about your usage of our IT and communications systems, including IP addresses
CCTV Footage and other information obtained through electronic means such as swipe card records
Leaving date and reason for leaving
Information about offices held (e.g. directorships) whether in the Company or any third party

3.3        We may also collect, store and use the following more sensitive types of personal information:

To allow us to perform our contract with you To enable us to comply with a legal obligation To pursue our legitimate interests (or those of a third party)
Information about your sex, gender reassignment, race, religion and/or belief, sexual orientation
Information about your health, including any medical condition and/or disability, health and sickness records and accident information


Information about criminal convictions and offences.


4.1        We collect personal information about employees and workers through the application and recruitment process, either directly from candidates or sometimes (and after specific consent has been obtained from the individual) from former employers, employment agencies, credit reference agencies or other background check agencies. We will also collect information about you in the course of your working for us.


4.2        We will only use your personal information when the law allows us to. We will generally use the personal information set out in the table in section 3 for the following purposes:

4.2.1           To perform our contract with you;

4.2.2           To comply with a legal obligation; and/or

4.2.3           Where it is necessary for our legitimate interests (or those of a third party) and your interests and rights do not override those interests.

4.2.4           To fulfil the purpose of the processing for which you have given your consent.

4.3        We may also use your personal information in the following (probably rare) situations:

4.3.1           Where we need to protect your interests (or someone else’s interests).

4.3.2           Where it is needed in the public interest.


5.1        The situations in which we will process your personal information are listed below. We have indicated in the table the purpose or purposes for which we are processing or will process your personal information.

To allow us to perform our contract with you To enable us to comply with legal obligations To pursue our legitimate interests (or those of a third party)
Making a decision about your recruitment or appointment.
Paying you and deducting tax and National Insurance / Social Security contributions.
Enrolling you in a pension arrangement in accordance with our statutory automatic enrolment duties.
Checking you are legally entitled to work in the country you will be employed in.
Conducting performance reviews, managing performance and determining performance requirements.
Making decisions about salary reviews and compensation.
Gathering evidence for possible grievance or disciplinary hearings.
Determining the terms on which you work for us.
Obtaining quotes for and/or providing the benefits to you.
Liaising with your pension provider and other benefits providers.
Administering the contract we have entered into with you.
Business management and planning, including accounting and auditing.
Assessing qualifications for a particular job or task, including decisions about promotions.
Making decisions about your continued employment/engagement.
Making arrangements for the termination of our working relationship.
Managing education, training and development requirements.
Dealing with legal disputes involving you, or other employees, workers and contractors
Ascertaining your fitness to work.
Managing sickness absence.
Complying with health and safety obligations.
Preventing fraud.
Monitoring your use of our information and communication systems to ensure compliance with our IT policies.
Ensuring network and information security.
Conducting data analytics studies to review and better understand employee retention and attrition rates.
Ensuring the building/workplace is secure.


Complying with our legal obligations to employees e.g. national minimum wage, family friendly rights.

Some of the above grounds for processing will overlap and there may be several grounds which justify our use of your personal information.


6.1        The provision of personal data by you is voluntary, but necessary for the conclusion and execution of the employment contract. If you fail to provide certain information when requested, we may not be able to perform the contract we have entered into with you (such as paying you or providing a benefit), or we may be prevented from complying with our legal obligations.

7.           CHANGE OF PURPOSE

7.1        We will only use your personal information for the purposes for which we collected it, unless we reasonably consider that we need to use it for another reason which is compatible with the original purpose. If we need to use your personal information for an unrelated purpose, we will notify you and we will explain the legal basis for doing so.

7.2        We may process your personal information without your knowledge or consent where this is required or permitted by law.


8.1        In general, we will not process particularly sensitive personal information about you unless it is necessary for performing or exercising obligations or rights in connection with employment. On rare occasions, there may be other reasons for processing, such as it is in the public interest to do so. The situations in which we will generally process this information are listed below:

8.1.1           We will use information relating to absence, which may include sickness absence or family-related leaves, to comply with employment and other laws; and

8.1.2           We will use information about your physical or mental health, or disability status, to ensure your health and safety in the workplace and to assess your fitness to work, to provide appropriate workplace adjustments, to monitor and manage sickness absence and to administer benefits including statutory maternity pay, statutory and contractual sick pay, and pensions.

8.2        We do not need your consent if we use special categories of your personal information in accordance with our written policy to carry out our legal obligations or exercise specific rights in the field of employment law. In limited circumstances, we may approach you for your written consent to allow us to process certain particularly sensitive data. If we do so, we will provide you with full details of the information that we would like and the reason we need it, so that you can carefully consider whether you wish to consent. You should be aware that it is not a condition of your contract with us that you agree to any request for consent from us.

8.3        We do not need your consent where the purpose of the processing is to protect you or another person from harm or to protect your well-being and if we reasonably believe that you need care and support, are at risk of harm and are unable to protect yourself.


9.1        We envisage that we may hold information about criminal convictions.

9.2        We will only collect information about criminal convictions if it is appropriate given the nature of the role and where we are legally able to do so. In particular, we may collect information about criminal convictions in the course of the recruitment process and during your employment in order for us to evaluate extraordinary risks to our company and other employees incurred by your employment. Where appropriate, we may collect information about criminal convictions as part of the recruitment process (with your consent) or we may be notified of such information directly by you in the course of you working for us. We will use information about criminal convictions and offences for the purposes of determining whether to offer you employment and for the purposes of making decisions of your continued employment where appropriate.

9.3        We have in place an appropriate policy and safeguards which we are required by law to maintain when processing such data.

10.        DATA SHARING

10.1     We may have to share your data with third parties, including third-party service providers where required by law, where it is necessary to administer the working relationship with you or where we have another legitimate interest in doing so

10.2     We require third parties to respect the security of your data and to treat it in accordance with the law.

10.3     Where data is transferred outside of the EEA we will do so under standard contractual clauses or binding corporate rules or any other acceptable method that ensures a protection of your data to the standard required within the EEA.

10.4     If your personal data is transferred by us outside the EEA, we will take all reasonable steps to ensure that adequate measures are in place to keep your personal data as secure as it is within the EEA and in accordance with this Privacy Policy.

10.5     Which third-party service providers process my personal information?

“Third parties” includes third-party service providers (including contractors and designated agents). The following activities are or are likely to be carried out by third-party service providers: payroll, pension administration, benefits broking and provision, expenses administration, business travel administration, banking, auditing and administration.

10.6     How secure is my information with third-party service providers?

All our third-party service providers are required to take appropriate security measures to protect your personal information in line with our policies. We do not allow our third-party service providers to use your personal data for their own purposes. We only permit them to process your personal data for specified purposes and in accordance with our instructions.

10.7     What about other third parties?

We may share your personal information with other third parties, for example in the context of the possible sale or restructuring of the business. In this situation we will, so far as possible, share anonymised data with the other parties before the transaction completes. Once the transaction is completed, we will share your personal data with the other parties if and to the extent required under the terms of the transaction.

We may also need to share your personal information with a regulator or to comply otherwise with the law.

11.        Transferring information outside the UK or the EU

11.1     We will transfer personal information we collect about you to our group companies and servers/hosting partners located in the UK, EU and USA. There are GDPR adequacy regulations in place in respect of the UK and EU but there are no GDPR adequacy regulations in respect of the USA. This means that the USA is not deemed by the UK and EU GDPR to provide an adequate level of protection for your personal information (except in limited circumstances) unless specific safeguards are put in place.

11.2     To ensure that your personal information does receive an adequate level of protection, we have put in place a data protection agreement which includes EU GDPR model clauses as well as UK International Data Transfer Agreement provisions governing the transfer of data between our corporate entities and we are only entering service agreements for hosting or other services with Supplier Parties outside the UK and EU where EU model clauses or an IDTA forms part of the contract.

12.        If you require further information about this you can request it from privacy@toppandigital.com.

13.        DATA SECURITY

13.1     We have put in place measures to protect the security of your information. Details of these measures are available upon request from privacy@toppandigital.com.

13.2     Third parties will be required by us to only process your personal information on our instructions and where they have agreed to treat the information confidentially and to keep it secure.

13.3     We have put in place appropriate security measures to protect your personal information and we limit access to your personal information on a need to know basis. We have put in place procedures to deal with any suspected data security breach and will notify you and any applicable regulator of a suspected breach where we are legally required to do so.



14.1     How long will you use my information for?

14.2     We will only retain your personal information for as long as necessary to fulfil the purposes we collected it for, including for the purposes of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements. We will ordinarily retain information about employees and workers during the period for which you are working/performing services for us and thereafter for the period allowed by law.

14.3     In some circumstances we may anonymise your personal information so that it can no longer be associated with you, in which case we may use such information without further notice to you.


15.1     Your duty to inform us of changes

It is important that the personal information we hold about you is accurate and current. Please keep us informed if your personal information changes during your working relationship with us.

15.2     Your rights in connection with personal information

Under certain circumstances, by law you have the right to:

15.2.1          Request access to your personal information (commonly known as a “data subject access request”). This enables you to receive a copy of the personal information we hold about you and to check that we are lawfully processing it.

15.2.2          Request correction of the personal information that we hold about you. This enables you to have any incomplete or inaccurate information we hold about you corrected.

15.2.3          Request erasure of your personal information. This enables you to ask us to delete or remove personal information where there is no good reason for us continuing to process it. You also have the right to ask us to delete or remove your personal information where you have exercised your right to object to processing (see below).

15.2.4          Object to processing of your personal information where we are relying on a legitimate interest (or those of a third party) and there is something about your particular situation which makes you want to object to processing on this ground. You also have the right to object where we are processing your personal information for direct marketing purposes.

15.2.5          Request the restriction of processing of your personal information. This enables you to ask us to suspend the processing of personal information about you, for example if you want us to establish its accuracy or the reason for processing it.

15.2.6          Request the transfer of your personal information to another party

15.2.7          Complain to the Personal Data Protection Office (Stawki 2, 00-193 Warszawa) if you believe we have breached our obligations in respect of your data.

If you want to review, verify, correct or request erasure of your personal information, object to the processing of your personal data, or request that we transfer a copy of your personal information to another party, please contact privacy@toppandigital.com in writing.

15.3     No fee usually required

You will not have to pay a fee to access your personal information (or to exercise any of the other rights). However, we may charge a reasonable fee if your request for access is clearly unfounded or excessive. Alternatively, we may refuse to comply with the request in such circumstances.

15.4     What we may need from you

We may need to request specific information from you to help us confirm your identity and ensure your right to access the information (or to exercise any of your other rights).

15.5     Right to withdraw consent

If you have provided your consent to the collection, processing and transfer of your personal information for a specific purpose, you have the right to withdraw your consent for that specific processing at any time. To withdraw your consent, please contact Franziska Hardmeier on privacy@toppandigital.com. If you inform us that consent is withdrawn, we will no longer process your information for the original purpose unless we have another legitimate basis for doing so.


We reserve the right to update this privacy notice at any time, and we will provide you with a new privacy notice when we make any substantial updates. We may also notify you in other ways from time to time about the processing of your personal information.

If you have any questions about this privacy notice, please contact privacy@toppandigital.com.

The English version of this Privacy Notice prevails.

TranslateMedia Poland Sp. z o.o.

Polityka prywatności dla pracowników etatowych, pracowników zatrudnionych na innych zasadach oraz wykonawców

1.           CEL POLITYKI

1.1        TranslateMedia Poland Sp. z o.o. („my”, „nasz”, „nas”, „Spółka”) zobowiązuje się do ochrony prywatności i bezpieczeństwa Pana/Pani danych osobowych.

1.2        Niniejsza Polityka prywatności opisuje, w jaki sposób gromadzimy i wykorzystujemy Pana/Pani dane osobowe w trakcie i po nawiązaniu współpracy, zgodnie z brytyjskim Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO UK) i rozporządzeniem (UE) 2016/679 (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (RODO UE). Dotyczy ona wszystkich pracowników etatowych i pracowników zatrudnionych na innych zasadach oraz wszystkich indywidualnych podwykonawców, którym przekazano egzemplarz niniejszej Polityki. W niektórych przypadkach może ona dotyczyć innych osób pracujących w naszej Spółce (np. pracowników oddelegowanych). Niniejsza Polityka nie wchodzi w skład umowy o pracę ani jakiejkolwiek umowy o świadczenie usług. W dowolnym momencie możemy ją zaktualizować lub zmienić jej brzmienie. W stosownych przypadkach poinformujemy Pana/Panią o dokonanych zmianach za pośrednictwem poczty elektronicznej lub Sage HR.


2.1        Spółka jest „administratorem danych”. Oznacza to, że jesteśmy odpowiedzialni za sposób przechowywania i wykorzystywania Pana/Pani danych osobowych.

2.2        Będziemy przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych. Na ich podstawie posiadane przez nas Pana/Pani dane osobowe muszą być:

2.2.1           wykorzystywane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty;

2.2.2           gromadzone wyłącznie w legalnie uzasadnionych celach, które zostały przez nas wyraźnie wyjaśnione, oraz nie mogą być wykorzystywane w sposób niezgodny z tymi celami;

2.2.3           stosowane do zakomunikowanych celów i ograniczone tylko do nich;

2.2.4           prawidłowe i uaktualnianie;

2.2.5           przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do zakomunikowanych celów; oraz

2.2.6           bezpiecznie przechowywane.


3.1        Dane osobowe to wszelkie informacje o osobie fizycznej, na podstawie których można ją zidentyfikować. Nie obejmują one danych po usunięciu tożsamości (dane anonimowe).

Określone rodzaje danych osobowych, takie jak informacje o zdrowiu danej osoby, wymagają dodatkowej ochrony („szczególne kategorie” danych osobowych). Dane dotyczące wyroków skazujących również podlegają dodatkowej ochronie.

3.2        W poniższej tabeli zestawiliśmy gromadzone, przechowywane i wykorzystywane kategorie danych osobowych oraz ich podstawę przetwarzania:

Rodzaj danych Wykonanie zawartej z Panem/Panią umowy Realizacja zobowiązania prawnego Realizacja naszych prawnie uzasadnionych interesów (lub interesów podmiotów zewnętrznych)
Imię i nazwisko
Adres i dane kontaktowe
Prywatny adres e-mail
Życiorys i kwalifikacje
Data urodzenia
Stan cywilny oraz osoby pozostające na utrzymaniu
Informacje uzyskane w wyniku procedury rekrutacyjnej (w tym kopie dokumentów dotyczących prawa cudzoziemców do pracy w danym kraju, referencje i inne informacje zawarte w życiorysie lub liście motywacyjnym bądź podane w trakcie procesu aplikacji)
Informacje uzyskane w wyniku sprawdzania referencji i weryfikacji danych
Informacje uzyskane w wyniku weryfikacji kwalifikacji  
Data rozpoczęcia
Informacje o świadczeniach
Historia wynagrodzeń
Procent premii / zawarte ustalenia
Miejsce zatrudnienia lub wykonywania pracy
Kopia paszportu  
Dane dotyczące wizy  
Dane rachunku bankowego, ewidencja płac i informacje o statusie podatkowym
Dane podatkowe
Numer ubezpieczenia społecznego / PESEL
Dane najbliższego krewnego – imię i nazwisko, adres, relacja, numery telefonów
Przebieg zatrudnienia (w tym stanowiska, historia zatrudnienia, godziny pracy, urlopy, wykaz szkoleń i członkostwo w stowarzyszeniach zawodowych)
Informacje dotyczące wyników pracy
Dokumentacja dotycząca skarg i zażaleń oraz ich rozstrzygnięć
Informacje dotyczące postępowania dyscyplinarnego
Dokumentacja urlopowa
Dokumentacja innych urlopów (m.in. urlop okolicznościowy i urlop rodzinny, urlop macierzyński, rodzicielski lub ojcowski)
Zmiany w umowie – podwyżka, premia itp.
Beneficjenci emerytur
Urlop naukowy i wsparcie – pisma, zmiany itp.
Informacje o korzystaniu z naszych systemów informatycznych i komunikacyjnych, w tym adresy IP
Nagrania z monitoringu i inne informacje uzyskane drogą elektroniczną, takie jak zapisy kart pracowniczych
Data i powód odejścia
Informacje o sprawowanych stanowiskach (np. członkostwo w zarządzie) w Spółce lub innym podmiocie zewnętrznym

3.3        Możemy również gromadzić, przechowywać i wykorzystywać następujące bardziej wrażliwe rodzaje danych osobowych:

Wykonanie zawartej z Panem/Panią umowy Realizacja zobowiązania prawnego Realizacja naszych prawnie uzasadnionych interesów (lub interesów podmiotów zewnętrznych)
Informacje o płci, korekcie płci, rasie, wyznaniu i/albo przekonaniach, orientacji seksualnej
Informacje na temat stanu zdrowia, w tym wszelkie informacje na temat chorób i/albo niepełnosprawności, dokumentacja zdrowotna oraz informacje na temat wypadków
Informacje na temat wyroków skazujących i naruszeń prawa


4.1        Dane osobowe pracowników etatowych i pracowników zatrudnionych na innych zasadach są gromadzone podczas procedury aplikacji i rekrutacji, bezpośrednio od kandydatów lub czasami (i po uzyskaniu wyraźnej zgody od danej osoby) od byłych pracodawców, agencji pracy, biura informacji kredytowej lub innych agencji weryfikacji danych. Będziemy również gromadzić Pana/Pani dane w trakcie naszej współpracy.


4.2        Będziemy wykorzystywać dane osobowe w zakresie dozwolonym przez prawo. Dane osobowe wyszczególnione w tabeli w punkcie 3 będziemy zasadniczo wykorzystywać do następujących celów:

4.2.1           wykonanie zawartej z Panem/Panią umowy;

4.2.2           realizacja zobowiązania prawnego; i/albo

4.2.3           gdy jest to niezbędne ze względu na nasze prawnie uzasadnione interesy (lub interesy podmiotu zewnętrznego), a Pana/Pani interesy i prawa nie są nadrzędne wobec nich;

4.2.4           realizacja celu przetwarzania, na który wyraził(a) Pan/Pani zgodę.

4.3        Możemy również wykorzystywać dane osobowe w następujących (prawdopodobnie rzadkich) sytuacjach:

4.3.1           konieczność ochrony Pana/Pani interesów (lub interesów innych osób);

4.3.2           konieczność wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym.


5.1        Poniżej przedstawiono sytuacje, w których będziemy przetwarzać Pana/Pani dane osobowe. W tabeli zawarto cele, dla których przetwarzamy lub będziemy przetwarzać Pana/Pani dane osobowe.

Wykonanie zawartej z Panem/Panią umowy Realizacja zobowiązań prawnych Realizacja naszych prawnie uzasadnionych interesów (lub interesów podmiotów zewnętrznych)
Podejmowanie decyzji o rekrutacji lub nominacji
Wypłacanie wynagrodzeń oraz potrącanie podatku i składek na ubezpieczenie społeczne/zdrowotne
Zapisanie Pana/Pani do systemu emerytalnego zgodnie z naszymi ustawowymi obowiązkami automatycznej rejestracji
Sprawdzenie, czy ma Pan/Pani prawo do pracy w danym kraju
Przeprowadzanie analizy wyników pracy, zarządzanie nimi i określanie wymagań ich dotyczących
Podejmowanie decyzji dotyczących przeglądów wynagrodzeń
Gromadzenie dowodów w związku z ewentualnymi skargami lub postępowaniem dyscyplinarnym
Określenie warunków zatrudnienia
Uzyskiwanie ofert dotyczących świadczeń i/albo ich zapewnianie
Współpracowanie z podmiotem prowadzącym program emerytalny i innymi świadczeniodawcami
Zarządzanie zawartą z Panem/Panią umową
Zarządzanie i planowanie działalności (w tym księgowość i audyt)
Ocenianie kwalifikacji do danego stanowiska lub zadania, w tym decyzje o awansach
Podejmowanie decyzji dotyczących dalszego zatrudnienia / dalszej współpracy
Przygotowania dotyczące zakończenia stosunku pracy / współpracy
Zarządzanie wymogami dotyczącymi wykształcenia, szkoleń i rozwoju
Rozwiązywanie sporów prawnych dotyczących Pana/Pani lub innych pracowników etatowych, pracowników zatrudnionych na innych zasadach i kontrahentów
Sprawdzenie zdolności do wykonywania pracy
Zarządzanie absencją chorobową
Przestrzeganie obowiązków wynikających z przepisów BHP
Zapobieganie oszustwom
Monitorowanie korzystania z naszych systemów informatycznych i komunikacyjnych w celu zapewnienia zgodności z firmowymi politykami IT
Zapewnienie bezpieczeństwa sieci i informacji
Przeprowadzanie analiz danych w celu przeglądu oraz lepszego zrozumienia wskaźników retencji i odejść pracowników
Zapewnienie bezpieczeństwa w budynku/miejscu pracy
Przestrzeganie naszych zobowiązań prawnych wobec pracowników etatowych, np. krajowej płacy minimalnej lub praw wspierających rodzinę

Niektóre z powyższych podstaw przetwarzania będą się pokrywać i może istnieć kilka podstaw, które uzasadniają wykorzystanie przez nas Pana/Pani danych osobowych.


6.1        Podanie przez Pana/Panią swoich danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i realizacji umowy o pracę. Jeśli nie przekaże Pan/Pani określonych żądanych danych, możemy nie być w stanie wykonać zawartej umowy (np. wypłacić wynagrodzenia lub zapewnić świadczeń) albo wywiązać się z naszych zobowiązań prawnych.


7.1        Pana/Pani dane osobowe będziemy wykorzystywać wyłącznie do celów, do których je zgromadziliśmy, chyba że uznamy, iż musimy je wykorzystać z innego powodu, który jest zgodny z pierwotnym celem. Jeśli będziemy musieli wykorzystać dane osobowe do celów niezwiązanych z zakomunikowanym celem, powiadomimy Pana/Panią i wyjaśnimy podstawę prawną.

7.2        Możemy przetwarzać Pana/Pani dane osobowe bez Pana/Pani wiedzy lub zgody, jeśli jest to wymagane lub dozwolone przez prawo.


8.1        Zasadniczo nie będziemy przetwarzać szczególnie wrażliwych danych osobowych, chyba że jest to niezbędne do wykonania obowiązków lub praw związanych z zatrudnieniem. W rzadkich przypadkach mogą istnieć inne powody przetwarzania danych, na przykład wykonanie zadania w interesie publicznym. Poniżej wymieniono sytuacje, w których będziemy przetwarzać te dane:

8.1.1           Będziemy wykorzystywać dane dotyczące absencji, które mogą obejmować absencję chorobową lub urlopy rodzinne, w celu zapewnienia zgodności z przepisami prawa pracy i innymi przepisami; oraz

8.1.2           Będziemy wykorzystywać dane o Pana/Pani zdrowiu fizycznym lub psychicznym bądź niepełnosprawności, aby zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz ocenić zdolność do wykonywania pracy, zapewnić odpowiednie ułatwienia w miejscu pracy, monitorować absencję chorobową i zarządzać nią oraz zarządzać świadczeniami, w tym ustawowym zasiłkiem macierzyńskim, ustawowym i umownym zasiłkiem/wynagrodzeniem chorobowym oraz emeryturami.

8.2        Nie wymagamy Pana/Pani zgody, jeśli wykorzystujemy szczególne kategorie danych osobowych zgodnie z naszą pisemną polityką w celu wykonywania naszych obowiązków prawnych lub wykonywania określonych praw wynikających z przepisów prawa pracy. W ograniczonych okolicznościach możemy zwrócić się do Pana/Pani o pisemną zgodę na przetwarzanie określonych szczególnie wrażliwych danych. W takim przypadku przekażemy Panu/Pani pełne informacje na temat danych, które chcemy przetworzyć, oraz podamy powód, dla którego ich potrzebujemy, aby mógł Pan/mogła Pani dokładnie zastanowić się, czy chce wyrazić na to zgodę. Należy pamiętać, że wyrażanie zgody na nasze wnioski nie jest warunkiem zawarcia z Panem/Panią umowy.

8.3        Nie wymagamy Pana/Pani zgody, gdy celem przetwarzania jest ochrona Pana/Pani lub innej osoby przed szkodą/krzywdą albo ochrona Pana/Pani dobrostanu oraz jeśli uważamy, że potrzebuje Pan/Pani opieki i wsparcia, jest narażony(-a) na szkodę/krzywdę i nie jest w stanie się chronić.



9.1        Przewidujemy, że możemy przechowywać dane dotyczące wyroków skazujących.

9.2        Będziemy gromadzić dane o wyrokach skazujących tylko wtedy, gdy będzie to właściwe ze względu na charakter stanowiska i prawnie dozwolone. W szczególności możemy gromadzić dane dotyczące wyroków skazujących w trakcie rekrutacji i okresu zatrudnienia, abyśmy mogli ocenić nadzwyczajne zagrożenia dla naszej Spółki i innych pracowników w związku z zatrudnieniem Pana/Pani. W stosownych przypadkach możemy gromadzić dane dotyczące wyroków skazujących w ramach rekrutacji (za Pana/Pani zgodą) lub możemy uzyskać takie dane bezpośrednio od Pana/Pani w trakcie pracy dla nas. Będziemy wykorzystywać dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa w celu podjęcia decyzji, czy zaoferować Panu/Pani zatrudnienie lub – w stosownych przypadkach – je kontynuować.

9.3        Dysponujemy odpowiednią polityką i zabezpieczeniami, do których posiadania jesteśmy prawnie zobowiązani w przypadku przetwarzania danych tego rodzaju.



10.1     Może zaistnieć konieczność udostępnienia Pana/Pani danych podmiotom zewnętrznym, w tym zewnętrznym usługodawcom, jeśli wymaga tego prawo i jest to niezbędne do zarządzania relacjami pracowniczymi z Panem/Panią lub jeśli mamy inny prawnie uzasadniony interes.

10.2     Wymagamy od podmiotów zewnętrznych zapewnienia bezpieczeństwa Pana/Pani danych i przetwarzania ich zgodnie z prawem.

10.3     Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) odbywać będzie się zgodnie ze standardowymi klauzulami umownymi lub wiążącymi regułami korporacyjnymi bądź inną dozwoloną metodą, która zapewnia ochronę Pana/Pani danych zgodnie ze standardami wymaganymi w EOG.

10.4     Jeśli Pana/Pani dane osobowe będą przekazywane przez nas poza EOG, podejmiemy wszelkie rozsądne działania w celu zapewnienia, że zastosowane zostaną odpowiednie środki, aby dane osobowe były przetwarzane przy takim samym poziomie bezpieczeństwa jak w EOG oraz zgodnie z niniejszą Polityką prywatności.

10.5     Jacy zewnętrzni usługodawcy przetwarzają moje dane osobowe?

Podmioty zewnętrzne obejmują zewnętrznych usługodawców (w tym wykonawców i wyznaczonych przedstawicieli). Następujące czynności są lub mogą być wykonywane przez zewnętrznych usługodawców: zarządzanie listą płac, zarządzanie świadczeniami emerytalnymi, pośrednictwo i zapewnianie świadczeń, zarządzanie wydatkami, zarządzanie podróżami służbowymi, bankowość, audyt i administracja.

10.6     Jak bezpieczne są moje dane u zewnętrznych usługodawców?

Wszyscy nasi zewnętrzni usługodawcy są zobowiązani do zapewnienia odpowiednich środków bezpieczeństwa w celu ochrony Pana/Pani danych osobowych zgodnie z naszymi politykami. Nie zezwalamy naszym zewnętrznym usługodawcom na wykorzystywanie Pana/Pani danych osobowych do ich celów. Zezwalamy im jedynie na przetwarzanie danych osobowych w określonych celach i zgodnie z naszymi zaleceniami.

10.7     Co z innymi podmiotami zewnętrznymi?

Możemy udostępniać Pana/Pani dane osobowe innym podmiotom zewnętrznym, na przykład w przypadku ewentualnej sprzedaży lub restrukturyzacji firmy. W takiej sytuacji będziemy, w miarę możliwości, udostępniać zanonimizowane dane podmiotom zewnętrznym przed zrealizowaniem transakcji. Po zakończeniu transakcji udostępnimy Pana/Pani dane innym podmiotom jeśli jest to wymagane warunkami transakcji i w zakresie tych warunków.

Możemy być również zobowiązani udostępnić Pana/Pani dane osobowe organowi regulacyjnemu lub udostępnić je w inny sposób zgodnie z wymogami prawa.

11.        Przekazywanie danych poza granice Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej (UK) lub Unii Europejskiej (UE)

11.1     Dane osobowe, które gromadzimy na Pana/Pani temat, będziemy przekazywać spółkom wchodzącym w skład naszej grupy oraz partnerom zapewniającym usługi serwerowe/hostingowe zlokalizowanym w UK, UE i USA. W UK i UE obowiązują przepisy dotyczące zgodności z RODO, lecz nie dotyczą one USA. Oznacza to, że według brytyjskiego i unijnego RODO Stany Zjednoczone nie zapewniają odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych (z wyjątkiem ograniczonych okoliczności), chyba że zostaną wprowadzone szczególne zabezpieczenia.

11.2     Aby zapewnić odpowiedni poziom ochrony Pana/Pani danych osobowych, przygotowaliśmy umowę o ochronie danych, która zawiera klauzule standardowe RODO UE oraz postanowienia brytyjskiej międzynarodowej umowy o przekazywaniu danych (International Data Transfer Agreement, IDTA) regulujące przekazywanie danych między naszymi podmiotami korporacyjnymi, oraz zawieramy umowy o świadczenie usług hostingowych lub innych usług z dostawcami spoza UK i UE, tylko jeśli uwzględniają klauzule standardowe lub postanowienia IDTA.

12.        Dodatkowe informacje na ten temat można uzyskać pod adresem privacy@toppandigital.com.


13.1     Wprowadziliśmy środki chroniące bezpieczeństwo Pana/Pani danych. Informacje na temat tych środków są dostępne na żądanie pod adresem privacy@toppandigital.com.

13.2     Podmioty zewnętrzne będą zobowiązane przez nas do przetwarzania Pana/Pani danych osobowych wyłącznie na podstawie naszych zaleceń i pod warunkiem wyrażenia zgody na przetwarzanie danych z zachowaniem poufności i bezpieczeństwa.

13.3     Wdrożyliśmy odpowiednie środki bezpieczeństwa w celu ochrony Pana/Pani danych osobowych i udzielamy dostępu do nich jedynie tym pracownikom, którzy potrzebują ich do wykonania swoich obowiązków zawodowych. Wprowadziliśmy procedury postępowania w przypadku podejrzenia naruszenia ochrony danych osobowych i powiadomimy Pana/Panią i każdy właściwy organ regulacyjny o podejrzewanym naruszeniu, jeśli będziemy do tego prawnie zobowiązani.


14.1     Jak długo wykorzystywane będą moje dane?

14.2     Pana/Pani dane osobowe będziemy przechowywać tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celów, do których je zgromadziliśmy, w tym do spełnienia wszelkich wymogów prawnych, księgowych lub sprawozdawczych. Zwykle przechowujemy informacje o pracownikach etatowych i pracownikach zatrudnionych na innych zasadach przez okres zatrudnienia/świadczenia usług na naszą rzecz, a następnie przez okres dozwolony przez prawo.

14.3     W określonych okolicznościach możemy zanonimizować Pana/Pani dane osobowe, aby nie mogły być dłużej powiązane z Panem/Panią; w takim przypadku możemy wykorzystywać takie dane bez dalszego powiadamiania Pana/Pani.


15.1     Obowiązek informowania nas o zmianach

Dokładność i aktualność przechowywanych przez nas Pana/Pani danych osobowych ma duże znaczenie. W przypadku zmian danych osobowych w trakcie współpracy z nami prosimy o poinformowanie nas o nich.

15.2     Pana/Pani prawa dotyczące przetwarzania danych osobowych

W określonych okolicznościach zgodnie z obowiązującymi przepisami przysługują Panu/Pani następujące prawa:

15.2.1          Żądanie dostępu do swoich danych osobowych (powszechnie znane jako „prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą”). Umożliwia ono otrzymanie kopii swoich danych osobowych, które przechowujemy, oraz sprawdzenie, czy przetwarzamy je zgodnie z prawem.

15.2.2          Żądanie sprostowania swoich danych osobowych, które przechowujemy. Umożliwia ono poprawienie wszelkich niekompletnych lub niedokładnych informacji, które przechowujemy o Panu/Pani.

15.2.3          Żądanie usunięcia swoich danych osobowych. Umożliwia ono zwrócenie się do nas o usunięcie danych osobowych, w przypadku gdy nie ma uzasadnionego powodu, abyśmy nadal je przetwarzali. Przysługuje Panu/Pani również prawo do zawnioskowania o usunięcie danych osobowych w przypadku, gdy skorzystał(a) Pan/Pani z prawa do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (podano poniżej).

15.2.4          Sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych w przypadku, gdy podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes (lub interes podmiotu zewnętrznego) i chce Pan/Pani wnieść sprzeciw wobec przetwarzaniu danych na tej podstawie. Ma Pan/Pani również prawo do wniesienia sprzeciwu w przypadku, gdy przetwarzamy dane osobowe do celów marketingu bezpośredniego.

15.2.5          Żądanie ograniczenia przetwarzania danych osobowych. Umożliwia ono zwrócenie się do nas o zawieszenie przetwarzania Pana/Pani danych osobowych, na przykład jeśli chce Pan/Pani, abyśmy ustalili ich dokładność lub przyczynę przetwarzania danych.

15.2.6          Żądanie przeniesienia danych osobowych i przekazania ich innemu podmiotowi

15.2.7          Wniesienie skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uważa Pan/Pani, że naruszyliśmy nasze zobowiązania w odniesieniu do Pana/Pani danych.

Jeśli chce Pan/Pani przejrzeć, sprawdzić, sprostować swoje dane osobowe bądź zażądać ich usunięcia, wnieść sprzeciwić wobec sposobu ich przetwarzania albo zażądać, abyśmy przekazali ich kopię innemu podmiotowi, proszę skontaktować się z nami pod adresem privacy@toppandigital.com.

15.3     Zwykle opłata nie jest pobierana

Aby uzyskać dostęp do swoich danych osobowych (lub skorzystać z innych praw), nie trzeba uiszczać opłaty. Możemy jednak pobrać rozsądną opłatę, jeśli Pana/Pani żądanie o dostęp będzie ewidentnie bezzasadne lub nadmierne. Ewentualnie w takich okolicznościach możemy odmówić spełnienia żądania.

15.4     Czego możemy od Pana/Pani potrzebować

Być może będziemy musieli poprosić Pana/Panią o podanie określonych danych w celu potwierdzenia Pana/Pani tożsamości i zapewnienia Panu/Pani prawa dostępu do danych (lub do skorzystania z innych praw).

15.5     Prawo do wycofania zgody

W przypadku wyrażenia zgody na gromadzenie, przetwarzanie i przesyłanie danych osobowych w określonym celu ma Pan/Pani prawo w dowolnym momencie wycofać udzieloną zgodę na konkretny rodzaj przetwarzania. W celu wycofania zgody należy skontaktować się z Franziską Hardmeier pod adresem privacy@toppandigital.com. Jeśli poinformuje nas Pan/Pani o wycofaniu zgody, nie będziemy dłużej przetwarzać Pana/Pani danych w pierwotnym celu, chyba że mamy inną uzasadnioną podstawę, aby to robić.


Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki prywatności w dowolnym momencie; dostarczymy Panu/Pani nową Politykę prywatności, gdy dokonamy jakichkolwiek istotnych aktualizacji. Możemy również powiadamiać Pana/Panią w inny sposób o przetwarzaniu Pana/Pani danych osobowych.

W razie pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności prosimy o kontakt pod adresem privacy@toppandigital.com.

Angielska wersja językowa niniejszej Polityki prywatności ma znaczenie nadrzędne.

Need to talk to an expert? Get in touch
Get a Quote
HTML Snippets Powered By : XYZScripts.com